J’ai eu l’occasion d’assister à des centaines de réunions de vente à titre de conférencier et plus récemment, en tant qu’observateur dans des situations de coaching. Voici ce que j’en pense : il n’y a rien de plus frustrant, de plus démotivant pour un vendeur, qu’une réunion de vente mal préparée, animée sans enthousiasme, sans direction claire et surtout, sans un apport primordial  de motivation.

Parce que les réunions de vente sont indispensables. On n’y échappe pas. D’abord, en raison même des particularités du travail d’un vendeur : souvent seul sur son territoire, séparé de l’entreprise et de ses collègues, il a besoin de ressentir, ne serait-ce que quelques heures, la fierté de faire partie de l’entreprise, même s’il n’y met pas souvent les pieds. 

Au surplus, à cause de son rôle dans l’organisation, voué essentiellement au développement de nouveaux marchés et à l’expansion des affaires, il doit constamment affronter les refus, le rejet, les volte-face, les déceptions, les plaintes des clients et très souvent la rancœur de ceux qui, exaspérés par des sollicitations trop nombreuses au même moment, choisissent le prochain vendeur qui s’immisce dans leur bulle pour se défouler.

Comment s’étonner alors qu’un vendeur ait constamment besoin d’être rassuré, stimulé et motivé ? N’est-il pas normal qu’on l’aide à surmonter ses inquiétudes et le découragement qui lui viennent parfois lorsque ses efforts n’apportent pas les résultats escomptés ? La réunion de vente est l’outil idéal dont vous disposez pour permettre à chacun de vos vendeurs de retrouver, au contact des autres membres de l’équipe, son enthousiasme, son engagement et sa passion.

À quelle fréquence ?

Je connais des entreprises qui obligent leurs directeurs des ventes à tenir des réunions hebdomadaires. Je dirais que plus les résultats des vendeurs dépendent de leurs efforts quotidiens de démarchage, plus ils ont besoin d’être constamment suivis et motivés, plus les réunions doivent être rapprochées.

Si en plus, vos vendeurs sont rémunérés uniquement à commission, ils auront besoin plus souvent d’assister à des réunions dont l’objectif sera essentiellement de faire le point sur les résultats, d’analyser les écarts par rapport aux objectifs individuels et collectifs, de rechercher des solutions pratiques et applicables dans l’immédiat et surtout, de mobiliser l’équipe sur vos objectifs corporatifs et sur la façon de les atteindre.

Évidemment, selon le type d’activités de vos vendeurs et les difficultés qu’elles comportent (exemple : moins de développement, plus de maintenance),  vos réunions de vente pourront se tenir aux deux semaines, au mois ou même aux deux mois, mais dans ce dernier cas, il s’agira vraiment d’un minimum.

Peu importe leur fréquence, voici cinq bonnes idées pour dynamiser vos réunions de vente et en augmenter l’efficacité :

1. Distribuez l’ordre du jour au moins 24 heures à l’avance

L’établissement d’un ordre du jour vous obligera à préparer soigneusement la réunion et à décider à l’avance de l’ordre des sujets qui y figureront et du temps qui  sera accordé à chacun. Voici un exemple d’ordre du jour :

• Mot de bienvenue

• Analyse des résultats (de la semaine ou du mois)

• Analyse des écarts par rapport aux objectifs

• Recherche des causes et des correctifs

• Objectifs et plan d’action (de la semaine ou du mois)

• Amélioration des compétences

• Varia

Je vous recommande fortement d’indiquer l’heure du début et celle de la fin de la réunion et assurez-vous de commencer et de terminer à l’heure.

2. Maintenez le focus

C’est facile de glisser à côté de l’ordre du jour. Si quelqu’un pose une question qui ne concerne pas l’agenda, dites-lui simplement : « C’est une très bonne question, peux-tu la noter au varia ? »

Votre but, c’est de faire le point sur l’activité et de relancer les efforts en vue d’atteindre vos objectifs. Alors, n’acceptez pas qu’on vous fasse dévier de ce but. Présentez les résultats de la semaine ainsi que les résultats cumulatifs de l’année en cours, faites ressortir clairement les écarts par rapport aux objectifs en soulignant les chiffres sur lesquels vous voulez qu’on s’attarde et employez-vous à rechercher les causes de ces écarts : nombre insuffisant  de contacts ou de visites, baisse des ratios de  fermeture, diminution du montant des commandes, absence de suivi des présentations antérieures, blocage face à certaines objections des clients, etc.

3. Faites-les participer

Les réunions de vente représentent une occasion inespérée de fortifier l’esprit d’équipe. Faites en sorte qu’elles soient interactives et favorisent la participation de chacun, sans exception. Gardez le contrôle de la réunion, mais donnez la parole à vos vendeurs, à tour de rôle. Pour y arriver, préparez des questions et contrôlez- en l’ordre ainsi que le temps de réponse de chacun des participants.

Prévoyez également des jeux de rôle ou des présentations de vente par certains vendeurs et assurez-vous de la participation de tous en prévoyant à l’avance les dates où chacun d’entre eux devra partager avec les autres membres de l’équipe sa façon bien personnelle de présenter son offre de service, de qualifier un client potentiel ou de répondre à certaines objections des clients

4. Mobilisez leur énergie

Rappelez-vous que l’objectif premier d’une réunion de vente, c’est de mobiliser toute l’équipe vers l’atteinte de vos objectifs. Vous devriez donc y consacrer un maximum de temps. C’est pourquoi il importe de surveiller constamment votre horaire afin d’éviter de vous retrouver dans une situation où, ayant passé trop de temps à l’analyse des écarts, il ne vous reste plus de temps pour attaquer les solutions et pour mobiliser l’énergie de chacun.

Vous ne voulez sûrement pas que la réunion se termine sur une note négative? Ce qui importe, c’est de motiver vos troupes au dépassement. C’est de recentrer chacun sur l’action. Mettez donc tout le temps qu’il faut pour bien préparer cette partie de la réunion : revoyez vos arguments de vente, rebâtissez votre confiance s’il le faut ! Avant de motiver les autres, assurez-vous que vous êtes vous-même motivé.

Ce qu’il faut, c’est que chacun sorte de la réunion avec du feu dans le regard, qu’il retrouve sa passion pour l’entreprise, sa mission, ses défis et ses produits, et par-dessus tout, sa détermination d’en faire bénéficier ses clients. Votre rôle, c’est de rallumer la flamme! Et chaque réunion de vente vous en fournit l’occasion.

5. Soyez créatif

Évitez d’avoir toujours le même ordre du jour, la même procédure, le même déroulement. Changez le lieu de la rencontre de temps à autre. Imaginez un thème pour chaque réunion, joignez-y une pensée de la semaine et choisissez un texte inspirant que vous commenterez à la fin de la rencontre.

Variez votre façon d’animer en confiant une partie de l’animation à un de vos vendeurs ou en désignant un de ceux-ci comme secrétaire de la rencontre dans le but bien évident de lui demander d’en faire un compte-rendu. Louez des DVD sur la vente ou sur des sujets connexes. Pensez à des jeux de rôle, des simulations, des exercices de calcul de prix, des études de cas. Faites-les travailler en équipe ou deux par deux. Demandez-leur de changer de place à chaque réunion. Oubliez tout conformisme !

La dernière chose que veulent les vendeurs, c’est d’assister à une réunion de vente « plate ». Mettez-y du plaisir, de la vie, de l’énergie. Et pourquoi pas un brin de folie ?!…Non seulement vos vendeurs seront-ils plus motivés à profiter des idées reçues, mais surtout, ils auront hâte à la prochaine réunion !

Bonne réunion !

Michel Bélanger